Toutes vos questions, toutes nos réponses

Cette foire aux questions (FAQ) est à destination des directeurs et directrices d’école ainsi que des mandataires des coopératives OCCE.

Toute l'équipe de l'Association Départementale de l'Allier (OCCE 03) se tient également à votre disposition pour toute précision complémentaire.

• Quel est le n° SIRET de ma coopérative OCCE ?

  Le numéro de SIRET est commun à toutes les coopératives de l'OCCE 03.

  C'est aussi le n° SIRET de l'Association Déartementale.

  Quand on vous le demande, il faut bien préciser qu'il faut l'associer à votre coopérative scolaire.

  Exemple : "Coopérative scolaire OCCE de l'École Élémentaire Jean Jaurès Rue des Écoles 03330 Bellenaves"

  Voici le N° : 384 610 986 000 26

• La coopérative scolaire peut-elle employer un intervenant ?

  Un mandataire de coopérative scolaire ne peut être employeur. Une coopérative scolaire peut payer une "prestation" à un organisme/association, sur présentation d’une facture (avec n° de siret...). Tout autre paiement direct à une personne s’apparenterait à du "travail au noir". Employer une personne dans l’illégalité est un délit (Code du travail) auquel s’associent des risques divers, notamment en cas d’accident au cours de la prestation, d’incident grave avec un élève, de contrôle URSSAF...

  En conséquence, il est impératif de ne jamais signer de contrat sans l’aval de l’Association départementale OCCE 03. Contactez-nous avant toute démarche.

• À partir de quelle somme faut-il produire une facture ?

  Pour tout paiement, il est impératif de produire un justificatif sous la forme d‘une facture qui doit comporter un minimum de renseignements : nature du produit acheté, date, nom du magasin, somme détaillée et mode de paiement. Le ticket de caisse doit rester l’exception.

• Qui est responsable de la gestion de la coopérative ? Quels sont les devoirs du mandataire ?

  Qui est responsable de la gestion de la coopérative ?

  Le mandataire est responsable de la gestion de la coopérative mais elle ne peut se faire qu’avec le concours du Conseil de coopérative et des vérificateurs.

  Quels sont les devoirs du mandataire ?

  Il est garant de la vie coopérative.

  Le mandataire doit, vis-à-vis de l’Association Départementale (AD) :

  • renvoyer les comptes rendus d’activités et financiers de l’année scolaire écoulée dans le mois qui suit la rentrée ;
  • effectuer le règlement de cotisations dans les 3 mois qui suivent la rentrée ;
  • justifier toute opération réalisée par la coopérative.

  Le mandataire doit, au niveau de l’école :

  • tenir un cahier ou un logiciel de comptabilité conforme au plan comptable ;
  • numéroter et classer toutes les pièces justificatives (recettes et dépenses) ;
  • tenir un cahier d’inventaire ;
  • tenir un registre de délibération du Conseil de coopérative ;
  • s’assurer la tenue de comptes des sections de classe et les intégrer dans la comptabilité générale ;
  • veiller à libeller tous les documents (factures…) au nom de la coopérative scolaire.

  Le mandataire doit vis-à-vis des parents et des tiers :

  • assurer tous les enfants pour les activités de la coop ;
  • ne pas utiliser la coop à des fins personnelles ;
  • faire certifier les comptes par des réviseurs (parents et collègues) ;
  • être en mesure de justifier de l’emploi des subventions ;
  • être en mesure de justifier par des documents, des opérations de dépenses et de recettes comptabilisées ;
  • refuser de subvenir aux charges de fonctionnement de l’établissement.

• Un enseignant a effectué un achat avec un chèque personnel. Peut-il se faire rembourser ?

  Oui. L’enseignant peut se faire rembourser, sur présentation d’une facture, à condition qu’il ait été mandaté par le conseil de coopérative pour engager cette dépense.

• Comment prouver qu’un parent a réglé une participation en liquide ?

  Le mandataire doit donner au parent d’élève un reçu. Il existe, dans le commerce, des carnets de reçus carbonés qui servent ensuite, pour le mandataire, de justificatifs comptables.

• Le mandataire peut-il avancer de l’argent en espèces à un enseignant ?

  Oui, jusqu’à hauteur de 150 euros (plafond conseillé) : cela s’assimile à "une régie d’avance".

  Cette avance nécessite un document écrit attestant de la somme engagée signé par les deux parties (l’enseignant et le mandataire). Cette somme pourra être déposée sur le compte bancaire de l’enseignant, légalement. Il pourra utiliser le moyen de paiement de son choix.

  L’enseignant s’engage à rendre tous les justificatifs de dépenses, ainsi que le reliquat de la somme avancée.

• Les factures peuvent-elles être libellées au nom d’un enseignant ?

  Non. Les factures doivent être libellées au nom de la coopérative. Elles ne peuvent être libellées ni au nom du mandataire, ni au nom de l’école, ni au nom de la mairie, ni au nom du directeur. Le matériel acheté doit figurer au registre d’inventaire de la coopérative.

• Que faire si je n’ai pas de pièce comptable justificative d’une dépense ?

  À titre tout à fait exceptionnel, il est admis d’établir une note sur papier libre, indiquant :

  • la date,
  • l’objet de la dépense,
  • le montant et le mode de règlement.

  Cette note doit être signée par la personne ayant engagée la dépense.

• Le mandataire peut-il gérer seul la coopérative ?

  Non. Le mandataire doit être accompagné et secondé par le Conseil de coopérative afin de garantir un fonctionnement coopératif et transparent.

• La participation des parents est-elle obligatoire ? Y a t-il des montants minimums et maximums fixés pour les participations des familles ?

  La participation des parents est-elle obligatoire ?

  Non.La participation des parents ne peut être que volontaire.

  Y a t-il des montants minimums et maximums fixés pour les participations des familles ?

  La participation des familles est libre. Plus le fonctionnement de la coopérative est transparent, plus les parents ont connaissance de l’usage de l’argent au service de projets, et plus ils participent volontiers financièrement et physiquement à la Coopérative scolaire.